Autor: Mtro. Antonio Baruch Cuevas Ortiz
Sección: Innovación
INTEGRA: Plataforma Tecnológica de Becas de la UNAM
Resumen
En este artículo se presenta la Plataforma Tecnológica de Becas denominada INTEGRA, la cual se ha convertido en el sistema universitario que opera todas las modalidades de becas de la UNAM, a fin de garantizar la transparencia y rendición de cuentas en el manejo de los recursos públicos. De igual forma, en ella se hace público el proceso para incorporar a entidades y dependencias de la Universidad que operan becas, independientemente de donde provengan los recursos, además de dar a conocer los resultados obtenidos con la implementación de la plataforma, lo que le ha valido el reconocimiento nacional e internacional.
Palabras clave: Integra, Becas, UNAM, Recursos Públicos.
Keywords: Integra, Scholarships, UNAM, Public Resources
Introducción
La Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) se propuso mejorar los procesos de operación de becas en todas las dependencias que la integran, lo anterior derivado de que cada una de estas operaba diferentes programas con su propio sistema y, en la mayoría de los casos, no contaban con sistemas automatizados, apegados a la normativa vigente que permitieran garantizar la transparencia en la asignación de los recursos públicos.
Por esta razón el doctor Enrique Graue Wiechers definió en el “Plan de Desarrollo Institucional” (PDI 2015-2019) un objetivo específico para “Robustecer la eficacia de las becas establecidas por la Universidad para apoyar la permanencia y conclusión de estudios de su alumnado”. (PDI UNAM 2015-2019, página 21).
Así mismo, la Auditoria Interna de la UNAM emitió una recomendación a la Dirección General de Orientación y Atención Educativa (DGOAE) para implementar un sistema de información que permitiera automatizar los procesos en el otorgamiento de becas para garantizar la asignación de recursos públicos con transparencia y equidad en la UNAM.
El 5 de noviembre de 2018 se publicó el “Acuerdo que Reorganiza la Estructura Administrativa de la UNAM” que a la letra dice:
“DÉCIMO SEGUNDO. Son funciones de la Dirección General de Orientación y Atención Educativa, las siguientes:
IV. Coordinar, operar y evaluar los programas de becas para bachillerato y licenciatura, promover la expansión del número de personas beneficiarias; garantizar la adecuada asignación de estos apoyos, así como desarrollar y mantener actualizado el Sistema de Información de Becas de la UNAM, que integre y sistematice los datos del conjunto de programas existentes en la Institución.” (UNAM, 2022, 12 de septiembre, página 8).
Por tal motivo, la DGOAE sumó esfuerzos para cumplir con los objetivos plasmados en el PDI 2015-2019, así como con la recomendación de la Auditoría Interna y las funciones encomendadas en el acuerdo que Reorganiza la Estructura Administrativa, al haber diseñado y desarrollado la Plataforma Tecnológica INTEGRA, lo anterior con la finalidad de gestionar todas las modalidades de beca que opera esta dependencia.
La transformación digital en la DGOAE
La transformación digital en curso ha cambiado la forma en cómo se relacionan los individuos, las empresas y las sociedades. El ritmo del cambio técnico posibilita aumentos en la productividad, siempre que esta se combine con una planeación estratégica que ayude al logro de los objetivos institucionales.
En este sentido, durante la administración del doctor Germán Alvarez Díaz de León, la DGOAE de la UNAM ha priorizado la transformación digital al haber incorporado personal académico con un perfil tecnológico, apostando al desarrollo de herramientas especializadas que favorezcan la transformación digital en la dependencia, digitalizando servicios, automatizando procesos, implementando metodologías, marcos de referencia y buenas prácticas en los procesos y los servicios que ofrece la dependencia a la comunidad universitaria de la UNAM.
El Gobierno de las TI en la DGOAE
El Gobierno de las Tecnologías de Información ayuda a las organizaciones a administrar sus recursos tecnológicos de una manera más eficiente. Por esta razón, la Coordinación de Desarrollo Tecnológico se ha preocupado por fomentar el gobierno de las TI en la DGOAE al llevar a la práctica la Norma IEEE 830 para el levantamiento de requerimientos, al definir los estándares que se deben cumplir para contar con mejores prácticas en el desarrollo de los nuevos sistemas informáticos, para la implementación de metodologías ágiles, como SCRUM, para un desarrollo en ciclos cortos, así como la puesta en marcha de la arquitectura utilizando el Modelo Vista Controlador (MVC).
Todo esto ha consolidado el desarrollo, implementación, operación y mejora continua de la plataforma tecnológica denominada INTEGRA, con la cual la DGOAE opera todas las modalidades de beca que se ofertan a la comunidad UNAM, fomentando la transformación digital y fortaleciendo el Gobierno de las TI en la DGOAE.
INTEGRA como propuesta de solución
La Plataforma Tecnológica de Becas INTEGRA cuenta con módulos que permiten la operación durante todo el ciclo de vida de las becas, el cual se compone de siete fases: Administración, Solicitud, Selección, Notificación, Pago, Seguimiento y Atención, como se describen a continuación:
Fase de Administración: permite al personal que opera las convocatorias de becas configurar los parámetros de cada una y administrar los catálogos que integran el sistema, para mantener la información actualizada.
Fase de Solicitud: en esta etapa el alumno puede evaluar la oferta de becas de la UNAM, quien cuenta con los elementos necesarios para elegir los programas de su interés y contestar el cuestionario socioeconómico de la convocatoria elegida.
Fase de Selección: el personal que opera las convocatorias de becas dispone de reportes que permiten procesar las solicitudes, aplicar criterios de priorización, consultar las variables socioeconómicas, todo esto para establecer el padrón de beneficiarios.
Fase de Notificación: los estudiantes conocen el resultado de la solicitud que ingresaron totalmente de manera automática, una vez que el personal que opera las convocatorias de becas defina el padrón de beneficiarios dentro del sistema.
Fase de Pago: el sistema permite generar los archivos de transferencia bancaria, ya sea para tarjetas personalizadas o con CLABE interbancaria; al mismo tiempo actualizará la información en el historial de pagos de cada beneficiario.
Fase de Seguimiento: el personal que opera las convocatorias de becas cuenta con la funcionalidad para modificar el estatus de las solicitudes: cancelarlas por incumplimiento, aplicar renuncias y dar por concluida una solicitud de beca por egreso o porque termina el periodo estipulado en la convocatoria.
Fase de Atención: a través de esta fase se solicita retroalimentación a los beneficiarios y se ofrecen los medios adecuados para realizar aclaraciones y responder a casos en particular.
Ilustración 1. Fases del ciclo de vida de las becas en INTEGRA. Nota: los módulos de color dorado son para alumnos y los módulos de color blancos son para administradores. Fuente: Elaboración propia.
La plataforma tecnológica INTEGRA se creó utilizando herramientas disponibles en el mercado de software libre, lo que reduce el costo de su desarrollo. Se empleó Bootstrap para que fuera adaptativo y accesible. De esta forma, el sistema se puede utilizar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin importar la ubicación geográfica de la comunidad universitaria, aunado a que mantiene altos niveles de seguridad de la información, así como la Protección de Datos Personales, en posesión de la Universidad, lo cual abona a la transparencia y a la rendición de cuentas de los recursos públicos que le han sido asignados.
Ilustración 2. Beneficios que ofrece INTEGRA a la comunidad universitaria. Fuente: Elaboración propia.
La implementación
En mayo de 2018 la Coordinación de Desarrollo Tecnológico de la DGOAE concluyó el desarrollo de la Plataforma Tecnológica denominada INTEGRA y, por recomendación de la Auditoría Interna de la UNAM, se solicitó a la Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación (DGTIC) el apoyo para que el sistema INTEGRA fuera probado, tanto en seguridad como en funcionalidad para garantizar su correcta operación.
Dicho sistema fue evaluado por la Coordinación de Seguridad de la Información (CSI) UNAM-CERT, mediante la realización de pruebas de penetración y detección de vulnerabilidades, para identificar fallas en la configuración del servidor que pudieran convertirse en riesgos para la información que se almacena en el sistema INTEGRA.
Por su parte, la Dirección de Colaboración y Vinculación de la DGTIC realizó pruebas de caja negra para garantizar la correcta funcionalidad de cada uno de los módulos que conforman el sistema INTEGRA.
A su vez, la Unidad de Transparencia emitió los Lineamientos para la Protección de Datos Personales en posesión de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM, 2019), mismos que son de carácter obligatorio para todas las dependencias de la UNAM, por lo que la Coordinación de Sistemas implementó mecanismos de seguridad de información para la Protección de Datos Personales en el sistema INTEGRA.
Una vez que concluyeron las pruebas de seguridad y funcionalidad, el sistema INTEGRA comenzó a operar en junio de 2019.
El sistema INTEGRA cuenta con el registro legal ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor (INDAUTOR), certificado con número 03-2019-121712274300-01, por lo que los derechos de explotación pertenecen a la Universidad Nacional Autónoma de México.
En el Informe Anual de Actividades 2019 el doctor Enrique Graue Wiechers, menciona que “Mediante el primer sistema de becas Integra se atendieron 110 mil solicitudes para el ciclo escolar 2019‐2020” (UNAM, 2020, página 11). Así mismo, en el Proyecto de Trabajo presentado en octubre de 2019 ante la Junta de Gobierno de la UNAM, se señala que la Universidad ha reestructurado y actualizado −en esta gestión− sus plataformas de inscripción y distribución de becas a través del Sistema de Becas INTEGRA para facilitar y gestionar todas las etapas del proceso de distribución de estos apoyos.
La Auditoria Superior de la Federación emitió una recomendación a la DGTIC de la UNAM para que designara o implementara un sistema institucional para la operación de las becas del Programa “Elisa Acuña”, por lo que DGTIC propuso a INTEGRA, considerando los resultados obtenidos durante su periodo de operación y los beneficios que este sistema brinda a la Universidad; la administración central apoyó la decisión de incluir a entidades y/o dependencias que operan becas del Programa S243 “Elisa Acuña”, quedando formalizado en el “Plan de Trabajo Anual PTA 2022”, dentro del Eje 6 Administración y Gestión Universitarias el Proyecto 26 Incorporación de Dependencias UNAM al Sistema INTEGRA. (UNAM, 2022, página 13).
El 12 de septiembre de 2022 se publicaron y entraron en vigor los Lineamientos Generales para la Operación de Becas Presupuestales en la UNAM, los cuales serán de observancia general para todas las entidades y dependencias universitarias que otorguen becas con cargo al presupuesto de la Universidad. El CAPÍTULO IV DE LA OPERACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE BECAS PRESUPUESTALES a la letra dice:
“La operación de los programas de Becas Presupuestales se realizará en línea, a través del Sistema Integra, (www.integra.unam.mx), que es administrado por la Coordinación de Sistemas de la DGOAE, en él se llevarán a cabo:
El registro de solicitudes;
Seguimiento a las solicitudes;
Publicación de resultados, e
Información de pagos a las y los beneficiarios de las Becas Presupuestales.” (UNAM, 2022, página 4)
Por todo esto la DGOAE ahora tiene la tarea de incorporar en el sistema INTEGRA a todas las entidades y dependencias que operan becas tanto del Programa “Elisa Acuña” como las becas con cargo al presupuesto de la UNAM, para cumplir con la normatividad vigente y hacer que la Universidad pueda garantizar la transparencia en la asignación de los recursos públicos.
Incorporación de entidades y dependencias a operar becas en INTEGRA
La Transformación Digital en conjunto con el Gobierno de TI realizados por la Coordinación de Sistemas a través de la implementación de la Plataforma denominada INTEGRA, permitió mantener la administración de todos los programas de becas durante la pandemia ocasionada por el virus SARS CoV-2 (COVID-19), garantizando el pago de todas las becas en tiempo y forma, al automatizar procesos relacionados con su operación; lo anterior fue posible sin que el distanciamiento social representara una limitante, al contar con accesos remotos a la plataforma para realizar trámites o ejecutar procesos de manera remota, con lo que se comprobaron los beneficios que esta herramienta tecnológica ofrece a la UNAM.
Debido a la confiabilidad que brinda la plataforma INTEGRA se incluyeron los proyectos 29 y 30 dentro del Eje 6 Administración y Gestión Universitarias en el “Programa de Trabajo Anual (PTA 2023) de la Universidad” (UNAM 2023, página 16), esto con la finalidad de cumplir con la normatividad vigente y garantizar la Transparencia y Rendición de Cuentas en la asignación de los recursos públicos en todos los programas de beca que se operan en la Universidad.
Proyecto 29. Dependencias universitarias que operan becas del Programa “Elisa Acuña” al Sistema INTEGRA
Se planteó incorporar a cinco dependencias que operan nueve modalidades de beca que se encuentran dentro del Programa S243 “Elisa Acuña”.
Ilustración 3. Entidades y dependencias que operan becas del Programa “Elisa Acuña” en INTEGRA. Fuente: Elaboración Propia.
Proyecto 30. Entidades académicas y dependencias universitarias que operan becas con cargo al presupuesto de la UNAM en el Sistema INTEGRA
Se planteó incorporar a 30 entidades académicas y dependencias universitarias que operan modalidades de beca con cargo al presupuesto de la UNAM, con lo que se logró sumar a 19, las cuales se encargan de operar 56 modalidades de becas con cargo al presupuesto.
Ilustración 4. Entidades y dependencias que operan becas presupuestales en INTEGRA. Fuente: Elaboración propia.
El sistema INTEGRA ha incorporado a cuatro entidades y dependencias que operan 13 modalidades de becas con recursos propios.
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5. Entidades
y dependencias que operan becas con recursos propios en INTEGRA.
Fuente: Elaboración propia.
La estrategia de implementación del Sistema INTEGRA en toda la UNAM es definida en conjunto entre: la Dirección de Becas y Enlace con la Comunidad de la DGOAE, la Coordinación de Desarrollo Tecnológico de la DGOAE, la Dirección de Integración Presupuestal de la Dirección General de Presupuesto (DGPO) y la Subdirección de Sistemas de Información Estadística de la Coordinación General de Planeación y Simplificación de la Gestión Institucional.
Se deben identificar los programas de becas que opera cada dependencia y que pertenecen a las partidas presupuestales S243 Programa de Becas “Elisa Acuña”, así como a las partidas 731, 732, 733 y 734 de becas con cargo al presupuesto de la Universidad, además de la compatibilidad entre los programas definidos en las reglas de operación publicadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF) y en los lineamientos para operar becas presupuestales en la UNAM.
Asimismo, es necesario revisar las compatibilidades definidas en las convocatorias para poder crear la matriz de compatibilidades que se requiere en el sistema y, de esta manera, evitar duplicidades de beca, garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en la asignación de los recursos públicos.
Como resultado de la estrategia de implementación del sistema INTEGRA en toda la UNAM tenemos que actualmente se operan más de 60 modalidades en la DGOAE, nueve modalidades del Programa “Elisa Acuña”, 56 modalidades de becas presupuestales y 13 modalidades con recursos propios, como se muestra en la siguiente imagen:
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6. Concentrado
de becas que se operan en INTEGRA. Fuente: Elaboración propia.
Resultados
A fin de medir la satisfacción de los usuarios se diseñó, entre la Escuela Nacional de Trabajo Social, la Dirección de Becas y Enlace con la Comunidad y la Coordinación de Sistemas, una encuesta de percepción del servicio para contar con información acerca de la valoración de las alumnas y los alumnos en cuanto a: el servicio que les es otorgado, el cumplimiento de los objetivos de las becas, saber si se está yendo por el camino adecuado y si se están realizando los procesos apropiados para satisfacer las necesidades de los becarios.
Dicha encuesta se aplicó dentro del sistema INTEGRA y se habilitó para los beneficiarios de las convocatorias 2019-2020. Las conclusiones de la encuesta indican a la letra:
“En cuanto a la sección II. Integra, los resultados muestran que en la mayoría de las convocatorias los becarios se encuentran satisfechos y totalmente satisfechos con el sistema Integra, ya sea con relación al mismo sistema, al proceso de la solicitud de la beca o a la facilidad de uso de este. En este último aspecto, en 6 de las 14 convocatorias analizadas la mayoría reportó estar totalmente satisfechos. Lo anterior indica que hay una percepción favorable en cuanto al Sistema Integra, en especial con su facilidad de uso”. (DGOAE, 2021, página 87)
Es importante mencionar que la plataforma tecnológica denominada INTEGRA ha sido acreedora de múltiples reconocimientos tanto a nivel local, como nacional e internacional. A continuación, se enlistan los reconocimientos obtenidos desde su implementación en 2019 hasta el día de hoy:
Mención Honorífica, emitida por la Red Universitaria de Colaboración en Ingeniería de Software y Bases de Datos de la UNAM, dentro de la convocatoria “Reconocimiento Universitario en Ingeniería de Software y Base de Datos, emisión 2019”. (Red Universitaria de colaboración en ingeniería de software y base de datos, 2019).
Reconocimiento ANUIES-TIC 2022 en la categoría, Innovación de la gestión mediante las TIC, por contribuir al fortalecimiento institucional de las Tecnologías de Información y Comunicación, mismo que fue entregado en Mérida el 27 de octubre de 2022. (Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior, 2022).
Mejor evaluación entre los nueve proyectos reconocidos en ANUIES-TIC. META-RED by Universia otorgó un premio −en abril de 2023− en el marco de la 46ª Jornadas de la Sectorial CRUE-TIC en la Universidad de La Rioja, España. (Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas, 2023).
Ilustración 7. Reconocimientos obtenidos por INTEGRA. Fuente: Elaboración propia.
Derivado de los reconocimientos obtenidos por la puesta en marcha de INTEGRA, la Coordinación de Sistemas ha presentado la funcionalidad de este sistema en diferentes seminarios, los cuales se enlistan a continuación:
Seminario de la Red de Ingeniería de Software y Bases de Datos (REDIS&BD). Tema: “Sistema Integra-Plataforma de Becas de la UNAM”. Cuevas, A. (2023, 24 de enero).
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8. Seminario
de la Red de Ingeniería de Software y Bases de Datos (REDIS&BD)
Seminario Transferencia de Mejores Prácticas de las IES. Reconocimientos ANUIES-TIC. Sesión 1.
Tema: “Integra-Plataforma Tecnológica de la Dirección General de Orientación y Atención Educativa (DGOAE), para operar todas las modalidades de beca, que se ofrecen a la comunidad UNAM.” Cuevas, A. (2023, 16 de marzo).
Ilustración 9. Seminario: Transferencia de mejores prácticas de las IES, Reconocimientos ANUIES-TIC.
46ª Jornadas CRUE Digitalización, Experiencias de radio y TV universitarias
Tema: “Sistema Integra-Plataforma de Becas de la UNAM” Cuevas, A. (2023, 28 de abril).
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10. Ponencia
en las 46 Jornadas de la CRUE en España.
Conclusiones
Durante estos años trabajando en el diseño, desarrollo, implementación, mejora continua y operación de la Plataforma Tecnológica denominada INTEGRA se ha generado una imagen y reputación en la operación de becas en la DGOAE, la cual se ha ido extendiendo a las entidades y dependencias que se han incorporado a INTEGRA para gestionar sus becas.
Se ha logrado robustecer el programa de becas en la UNAM utilizando sistemas de información para el manejo de procesos con transparencia e imparcialidad y se han automatizado la mayoría de los procesos en la operación de becas, lo cual permite garantizar la asignación de recursos públicos con transparencia y equidad.
Por esta razón actualmente se está trabajando en la incorporación de más dependencias para que operen sus becas en el Sistema INTEGRA, gracias a lo cual se está fomentando la rendición de cuentas en el manejo de los recursos públicos asignados a la UNAM.
Actualmente están trabajando cinco entidades y dependencias de las ocho que operan becas del Programa “Elisa Acuña” y diecinueve que gestionan becas con cargo al presupuesto de la UNAM, además de cuatro que administran becas con recursos propios, lo cual se traduce en 76 convocatorias publicadas por estas entidades y dependencias que se suman a las convocatorias publicadas por la DGOAE. Esto amplia el abanico de convocatorias disponibles para la comunidad universitaria, a fin de coadyuvar a la formación integral del alumnado y fomentar la conclusión de sus estudios.
Para concluir, es importante mencionar que falta mucho camino por recorrer; sin embargo, es gratificante y satisfactorio constatar que la plataforma denominada INTEGRA, desarrollada por la Coordinación de Desarrollo Tecnológico de la DGOAE, gana reconocimiento entre las dependencias que operan becas en la UNAM, así como entre las Instituciones de Educación Superior en México e Iberoamérica.
